材料是泛称, 是工作中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称。每种材料都有各自的具体要求, 但一般来说有以下几项基本要求:一要意图清楚, 即说什么, 明确提出问题;二要结构合理, 即怎么说, 围绕问题怎么展开, 提出解决问题的方案, 有头有尾, 有理有据, 主次分明;三要语言流畅, 即说得好, 要把材料写得有声有色、回味无穷。材料的质量有优劣之分:最基本的就是讲清楚, 让人明白你在讲什么;再好点的就是讲到位, 让人明白你讲的主题是什么, 干净简洁;最好的材料讲得美, 不但让人明白你讲什么, 而且引人入胜, 让人如沐春风, 能得到启发。
按照撰写材料的顺序, 一般可以分为如下七个主要步骤:把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。如同建房屋一样, 把握方向相当于建房选址, 领会意图如同确定房屋用途, 理清思路相当于完成施工图纸, 搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构, 充实内容如同砌好每个房间, 修饰语言如同室内装修, 反复校对就是在装修过程中不断修改。
(一) 把握方向。方向比速度更重要。每个行业都有一定的规章制度和行业规范, 特别是涉及政治性问题时尤其如此。撰写材料前一定要了解国家法律法规和相关行业的规章制度, 不能出现与法律法规和上级精神不一致的内容。一般来说, 在把握方向上要做到合法、合理、合情。
(二) 领会意图。撰写材料是为了说明问题, 这就涉及领导和上级的工作意图。有些领导会明确说明讲哪几方面问题, 这样相对来说容易把握。有些领导没有明确说明, 或者由于时间关系没有完整的思路, 这就需要撰写者自己揣摩领导意图。一般来说, 要根据领导的办事风格来揣摩。大多数领导由于事务繁忙, 往往交代一件事情后就会遗忘, 这就需要主动向领导汇报征询意见, 防止材料出现较大的偏差。
(三) 理清思路。这是撰写材料的重心, 需要占去撰写材料至少 50%以上的时间。由于每份材料的要求不同, 思路到底怎样展开需要具体而论, 但有几点需要把握:一是要结构清楚。如材料分为几个问题, 第一个问题讲什么, 第二个问题讲什么, 要清清楚楚。二是要比例合适。要明白什么是重点, 什么是次重点, 什么是修饰, 重点部分应该浓墨重彩, 着重阐述, 次要部分则一笔带过。三是要逻辑顺序正确。先讲什么, 后讲什么, 要有一定顺序。
(四) 搭好框架。思路清楚了, 就可以据此搭构整个材料的框架。就和建房子一样, 把每栋房屋当成材料的大点一、二、三、四, 把房屋的每一层当成材料的次点 (一) 、 (二) 、 (三) 、 (四) , 把每个房间当成小点1、2、3、4, 依次类推, 每栋房屋、每层房屋、每个房间是什么用途, 这时要基本确定下来。需要说明的是, 整个要点的语言结构力求相同, 这样显得结构紧凑、思维缜密。
(五) 充实内容。为每个要点填充适当的内容, 所有的内容必须受要点的约束和领导, 切忌出现以下几种情况:不能统领———要点不能完全概括所属内容;要点冲突———要点所表达的内涵与所属内容相互冲突;内容交叉———各要点内容互相交叉。要防止出现以上问题, 主要还是要理清思路。
(六) 修饰语言。房子建好了需要装修, 材料写好了也得润饰。一看表达到不到位, 二看通不通顺, 三看精不精练, 四看出不出彩。这里有个取巧的办法, 就是把材料尽可能多给别人修改, 材料经过多人修改后肯定会更完善。
(七) 反复校对。这是材料写作的最后一道工序, 主要是防止出现错别字、漏字, 犯一些低级错误。试想, 一份高质量的材料, 如果出现几个错别字, 就像吃一顿海鲜大餐快完时发现盘子里有个死苍蝇, 材料的档次就会大大降低。
这看似是一个非常复杂的问题, 其实很简单, 说穿了就一个字———“勤”, 只有勤奋才是提高材料写作水平的唯一途径。具体来说就是要做到“四多”。
(一) 多看。多看书, 多看别人写的比较成功的材料是一个提高材料写作水平的好方法, 通过适当的模仿和借鉴, 可以在短期内快速提高写作水平。“天下文章一大抄, 看你会抄不会抄”, 在一定程度上道出了其中的奥妙。全盘照搬是抄袭, 适当引用叫借鉴。
(二) 多记。好记性不如烂笔头, 必要的知识积累和整理对写作很有帮助。建立分门别类的摘抄本, 按照自己喜好和记忆习惯积累一些名言警句、诗词歌赋、数据事例等, 在撰写材料时加以引用, 有时会产生意想不到的效果。
(三) 多思。古人云:学而不思则罔。思考可以有这样几种方式:反向思维, 对文章提出批判性意见, 反其道而行之, 说不定有新的观点产生。发散思维, 由一而二, 由此及彼, 触类旁通, 不断深入, 得出相关或者相类似的观点, 填补空白。归纳思维, 在别人观点的基础上, 总结归纳, 进一步提炼观点。
(四) 多写。多看、多记、多思都是为多写铺垫的, 刚开始写肯定会遇到许多困难, 但可以先从简单的开始, 由简到繁, 一步一步提高, 到后来你就会发现, 写材料虽然很枯燥但其中也有乐趣, 成功地完成了一个材料后, 那种喜悦的心情是完成其他工作所不能代替的。
正如国学大师王国维治学三境界之说:昨夜西风凋碧树, 独上高楼, 望尽天涯路 (晏殊词) ;衣带渐宽终不悔, 为伊消得人憔悴 (柳永词) ;众里寻他千百度, 蓦然回首, 那人却在灯火阑珊处 (辛弃疾词) 。提高材料写作水平也必须经历这样三个境界:初时困惑迷惘, 不知如何下手;再者艰辛痛苦, 四处探索;最后有所收获感到欢欣和愉悦。
(一) 忌逻辑混乱。任何事物都有一定的逻辑性, 也就是有一定的规律性。事情有急缓重轻之分, 一般来说先办急事、重事、大事, 后办缓事、轻事和小事。写文章也是如此, 要搞清楚先写什么后写什么, 不能乱了次序。
(二) 忌主次不分。一份材料的重点是主要的, 其他都是为说明这点而服务的, 如果重点没有讲清, 其他部分写得再好, 也是喧宾夺主、主次颠倒, 让人一头雾水, 摸不清头绪。正确的做法是, 主要部分要浓墨重彩、毫不吝啬, 洋洋洒洒千万言, 次要的部分要惜墨如金、蜻蜓点水, 绝不多说一句话。这样才能做到主次分明、结构合理、相得益彰。
(三) 忌重复啰嗦。语言讲究准确、简洁、优美, 特别是供领导干部审阅的材料尤其要做好这一点, 因为领导干部通常不会有很多时间看一份材料。能够用一句话表达清楚的绝不用两句话, 能够一分钟说完的不用两分钟。在表达准确的基础上, 能删的删, 能合并的尽量合并。
确定材料的架构是撰写材料的重点。一篇材料如何搭建结构, 方法很多, 下面提供几点思路供大家参考。
(一) 按时间规律。有些材料按照时间发展顺序展开比较合理。要开展一项整治活动, 一般把活动分为几个阶段, 第一阶段做什么, 第二阶段做什么, 依次类推, 这就是按时间顺序展开。
(二) 按空间规律。这种思维方法在介绍空间结构的材料中经常采用, 而且简便有效, 符合读者思维习惯。比如要介绍一个地方的基本情况, 其中使用最多的方法就是按照空间顺序来介绍, 先介绍省会城市, 然后依次介绍其他城市和地区。
(三) 按思维规律。根据人的思维习惯来展开, 可以尽快地抓住要点。比如, 你处在某事故现场, 在拨打报警电话时, 一定得把地点、时间、人员等主要要素讲清楚, 以便救援人员在最短时间到达现场。
(四) 按客观规律。每项工作都会涉及不同的内容, 这是客观存在的。工程建设涉及规划、选址、方案、招标、质量、监理等, 卫生防疫涉及医院管理、用药安全、医疗器材等。所以, 在拟定材料时要充分考虑各自的客观规律, 充分占有第一手资料, 这样才能少出纰漏, 杜绝外行话。
(一) 适当引用一些名言警句。这既可以提升整个材料的档次与层次, 又可以使整个材料显得简洁精练。在材料的开头引用, 可以收到高屋建瓴、纲举目张、提纲挈领的作用, 增加整篇材料的气势;在材料的结尾引用, 可以给人画龙点睛、一气呵成、余味悠长的感觉。
(二) 换一种表达方式。针对不同的文体、阅读对象、具体事项, 要有不同的表达方式。一般来说, 正规文件材料的表达方式相对比较严谨, 应尽量少用口头语言;讲话类材料由于用语环境相对宽松, 把主要意思表达到了就行, 也可以用一些富有感染力的词句, 比如较长的排比句, 现场冲击感要强一些。
(三) 勇于提升高度和深度。站得高才能看得远, 写文字材料一定要具备大局观念和长远意识, 有一定的思想性。如果就事论事、局限于一隅, 整份材料就会显得小家子气, 没有代表性。
(四) 注意各层标题的提炼和总结。在材料构思阶段, 区分各个大点时, 各层标题要求结构严谨、统领得当, 给人以深思熟虑、思维严谨、条理清晰之感。这就需要在构思时反复提炼观点、细致斟酌、不断修改。
(五) 要富有时代气息。一份成功的材料一定要紧跟时代步伐, 把握时代脉搏, 富有时代气息。要有新的东西蕴含其中, 要有新创意、新视点、新思路、新发现、新结论, 这样才能感染人、鼓舞人、启发人。